Áp dụng phương pháp 5S trong văn phòng một cách hiệu quả

Nguyên tắc 5S là một công cụ quan trọng, không thể thiếu trong bất kỳ một tổ chức nào muốn hướng đến sự chuyên nghiệp trong quản lý và điều hành doanh nghiệp. Trong khi công cụ này đã rất phổ biến và được áp dụng thành công ở nhiều doanh nghiệp tại Nhật Bản và trên thế giới, việc hiểu đúng, áp dụng vào các mô hình tổ chức không có được thành công như mong đợi.

Vậy làm cách nào để đưa phương pháp 5S vào môi trường văn phòng?

Cách thức tiến hành ra sao?

Làm thế nào để đạt hiệu quả?

Như đã đề cập trong bài viết trước, phương pháp 5S gồm 5 bước, từng bước sẽ bao gồm các họat động khác nhau.

Quy trình thực hiện phương pháp 5S

Bước1: SERI (SÀNG LỌC):

Phân loại và loại bỏ những cái không cần thiết

Trong bước này, các bạn phải tiến hành tổng vệ sinh toàn bộ nơi làm việc; cố phân loại các đồ vật, dụng cụ được sử dụng nhiều trong quá trình làm việc theo tần suất như: luôn luôn sử dụng, thường sử dụng, thỉnh thoảng sử dụng, sắp không dùng nữa hoặc hiện tại không dùng nữa…

Nếu không thể quyết định ngay được là một thứ gì đó có còn cần thiết cho công việc hay không thì dán phiếu lưu ý (mô tả món đồ, lý do bỏ, ngày dán phiếu, kèm theo thời hạn hủy bỏ chúng) để riêng ra một khu vực để chờ xử lý.

Cần đặt ra mốc mời gian để xem xét, kiểm tra lại các đồ vật đang được cân nhắc có tiếp tục được bạn và mọi người sử dụng không. Nếu không ai cần sử dụng nữa, hãy loại bỏ chúng ra khỏi nơi làm việc và sắp xếp, lưu giữ tại nơi riêng biệt. Trong trường hợp không thể tự mình quyết định, hãy hỏi ý kiến những người đồng nghiệp khác.

Bước 2: SEITON (SẮP XẾP): Đặt mọi thứ đúng chỗ sao cho thuận lợi khi sử dụng

Khi sắp xếp các dụng cụ, đồ vật, bạn phải đảm bảo một số điều sau đây:

– Không gian làm việc của bạn đã loại bỏ các đồ vật không cần.

– Hình dung, hoặc vẽ ra ý tưởng sắp xếp các đồ vật của bạn.

– Trao đổi với các đồng nghiệp về cách sắp xếp bố trí, cần chọn lọc các ý kiến đóng góp. Cách thức sắp xếp phải đả bảo thẩm mỹ, an toàn và thuận lợi khi lấy các đồ vật.

– Một điều cần chú ý là các đồ vật/dụng cụ luôn luôn hoặc thường xuyên sử dụng phải được đặt gần người sử dụng để tiết kiệm thời gian di chuyển khi lấy các đồ vật đó.

– Khi đã sắp xếp gọn gàng mọi thứ, phải thông báo cách sắp xếp hoặc sơ đồ, vị trí để các đồ vật cho các đồng nghiệp… Tốt nhất là nên có lập một danh mục các vật dụng và nơi lưu giữ. Hãy ghi chú trên từng ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu để mọi người biết cái gì được lưu giữ ở đó.

Mẹo nhỏ khi sắp xếp các đồ vật trong văn phòng

Bước 3: SEISO (SẠCH SẼ):

Luôn luôn đảm bảo nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ

– Quét dọn, vệ sinh nơi làm việc kể cả máy móc thiết bị, dụng cụ, đồ đạc…một cách thường xuyên, làm cho những thứ trên đây không còn cơ hội để dơ bẩn. Đừng đợi đến lúc dơ bẩn mới vệ sinh.

– Nên dành 5 phút mỗi ngày để vệ sinh văn phòng/nơi làm việc.

– Mỗi thành viên trong tổ chức có trách nhiệm với môi trường xung quanh nơi làm việc.

– Việc đảm bảo vệ sinh sạch sẽ phải được thực hiện thường xuyên, liên tục, được giám sát, mọi nhân viên coi đó là niềm tự hào và giá trị đóng góp cho tổ chức.

Bước 4: SEIKETSU (SĂN SÓC): Duy trì sự vệ sinh sạch sẽ ở mức độ cao

Để không lãng phí những nỗ lực đã bỏ ra, bạn không nên dừng lại sau khi đã thực hiện được 3S. Sau đây là những gợi ý cho SEIKETSU (Săn sóc) của bạn:

– Tạo ra một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp ở nơi làm việc: sắp xếp lịch dọn dẹp/vệ sinh; có thể phân công nhiệm vụ của từng cá nhân; tổ chức các buổi tổng vệ sinh nơi làm việc.

– Phong trào thi đua giữa các Phòng, ban cũng rất quan trọng và hiệu quả trong việc lôi kéo, cuốn hút mọi người tham gia 5S.

Chú ý: Cần chỉ rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc hay máy móc; Kiểm tra và đánh giá thường xuyên do thành viên của tổ, nhóm, đội 5S của đơn vị thực hiện; Đừng chỉ có tìm chỗ xấu, kém để phê bình mà phải chú ý tìm ra cái hay, cái tốt để khen thường động viên.

Bước 5:  SHITSUKE (SẴN SÀNG):

Thực hiện các công việc trên một cách tự giác mà không cần phải có ai đó nhắc nhở hay ra lệnh

Đây là bước khá khó khăn bởi tổ chức cần làm cho nhân viên tuân thủ các quy định. Để làm được chữ S thứ 5 này, tổ chức cần hình thành và củng cố các thói quen thông qua hoạt động đào tạo và các quy định về khen thưởng, kỷ luật. Quy trình mới nên được thực hiện thông qua các hình ảnh trực quan hơn là lời nói, và luôn đảm bảo những người liên quan đều tham gia vào việc phát triển các tài liệu tiêu chuẩn.

Hãy đảm bảo mọi người đều hiểu và thống nhất thực hiện bởi nếu không có đào tạo và kỷ luật, các bước khác của 5S sẽ không thể thành công.

Các bước áp dụng 5S vào Doanh nghiệp

Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng

Bước 2: Phát động chương trình

Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh

Bước 4: Bắt đầu bằng Seiri

Bước 5: Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày

Bước 6: Đánh giá định kỳ

Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S

– Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo bằng chính hành động của mình.

– Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S

– Xác định, phân công trách nhiệm cụ thể, rõ ràng cho từng CBNV trong quá trình thực hiện và duy trì 5S tại các khu vực chung và khu vực làm việc của Phòng.

– Khen thưởng, kỷ luật chính xác, kịp thời tạo động lực cho CBNV cùng tham gia 5S một cách tự giác.

– Duy trì, kiểm tra hoạt động 5S hàng ngày.

– Mọi người thường xuyên học tập, chia sẻ kinh nghiệm thực hành tốt 5S với bộ phận khác trong tổ chức.

Kết luận:  Mặc dù phương pháp 5S hình thành thói quen tốt trong công việc cho mọi người, đơn giản dễ áp dụng trong mọi tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên, tại các doanh nghiệp hiện nay, phương pháp 5S chưa thực sự được chú trọng do hầu như mọi người chưa nhận thức được hết tầm quan trọng của nó, xem nó là chuyện nhỏ, không hữu ích. Một số công ty có thể đã áp dụng nhưng chưa thực sự thành công, vì  để duy trì 5S trong một tập thể, hình thành thói quen, tính tự giác cho từng cá nhân là vấn đề rất khó. Chính vì vậy, đòi hỏi người kinh doanh, người lãnh đạo và thậm chí là nhân viên trong công ty phải cùng nhận thức rõ tầm quan trọng và chung tay thực hiện phương pháp 5S.