Thủ tục chứng thực chữ ký, điểm chỉ theo quy định mới nhất năm 2023 được quy định như thế nào cùng tham khảo cụ thể qua nội dung bài viết dưới đây
Nội dung chính
1. Vài nét về chứng thực, chứng thực chữ ký và điểm chỉ
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định như sau: chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Thực tế, ngoài hình thức ký tên để xác lập các giao dịch, văn bản, hợp đồng còn hình thức điểm chỉ. Hiện nay chưa có quy định cụ thể thế nào là khái niệm điểm chỉ. Do vậy, bạn có thể hiểu điểm chỉ hay còn gọi là lăn tay là việc một người ký tên cũt mình bằng hình thức dùng ngón tay của mình đã có mực lăn trên văn bản, giấy tờ cần ký đồng thời với việc ký tên hoặc thay cho việc ký tên khi không có khả năng ký tên được
2. Thẩm quyền chứng thực chữ ký, điểm chỉ
Ủy ban nhân dân cấp xã, phòng tư pháp , tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan đại diện
3. Ý nghĩa của việc chứng thực chữ ký, điểm chỉ
3.1 Ý nghĩa của việc công chứng
Công chứng là một hoạt động do công chứng viên thực hiện theo quy định của pháp luật, người yêu cầu công chứng là cá nhân, tổ chức là người việt nam các cá nhân tổ chức nước ngoài có yêu cầu công chứng các loại hợp đồng , giấy tờ các giao dịch, bản dịch, nội dung của việc công chứng là để xác định tính hợp pháp của các hợp đồng, của các giao dịch dân sự. Xác nhận tính chính xác, tính hợp pháp không trái với đọa đức xã hội của các bản dịch giấy tờ, của các văn bản. Có hai loại công chứng hiện nay đó là các loại hợp đồng giao dịch bắt buộc phải công chứng. Và một loại do các cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Theo quy định của pháp luật, có một số loại hợp đồng, giấy tờ, giao dịch bắt buộc phải công chứng. Trong trường hợp các bên không thực hiện công chứng, hợp đồng sẽ bị vô hiệu hóa. Thông thường các hợp đồng như chuyển nhượng, bán, tặng, thế chấp… đều cần phải có công chứng để giải quyết. Nếu hợp đồng đó chưa được công chứng sẽ không có giá trị trước tòa án. Hợp đồng này sẽ bị vô hiệu hóa và không có giá trị sử dụng. Việc công chứng giúp các bên hạn chế được những rủi ro từ những hợp đồng giao dịch dân sự, thương mại không được công chứng. Tránh được những tranh chấp bất lợi xảy ra. Các bên có thể căn cứ vào hợp đồng để thực hiện các quyền và nghĩa vụ trong hợp đồng.
3.2 Ý nghĩa của việc điểm chỉ
Ý nghĩa của việc điểm chỉ trong văn bản công chứng và chứng thực được quy định tại Luật công chứng năm 2014 và nghị định hướng dẫn. Theo điều luật và nghị định hướng dẫn trên thì người yêu cầu công chứng, chứng thực, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào hợp đồng giao dịch trước mặt công chứng viên , người thực hiện chứng thực. Tuy nhiên không phải ai cũng có thể ký tên được. Do vậy để thay thế cho việc ký tên trong các văn bản, giấy tờ đó thì các chủ thể tham gia giao dịch hợp đồng, sẽ thay thế bằng các điểm chỉ, vậy nên việc điểm chỉ có ý nghĩa cụ thể tại Khoản 2 Khoản 3 Điều 48 Luật công chứng năm 2014 quy định thì việc điểm chỉ được thay thế việc ký trong trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký… Việc điểm chỉ cũng có thể thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp sau đây: công chứng di chúc, theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng.
Sở dĩ pháp luật quy định về điểm chỉ có thể thay thế cho việc ký hoặc đồng thời với việc ký tên trong các văn bản, giấy tờ là vì theo các công trình nghiên cứu khoa học hiện nay, dấu vân tay mỗi người đều khác nhau. Không thể có chuyện có hai người có dấu vân tay giống nhau. Mặc dầu Luật công chứng quy định các trường hợp có thể được điểm chỉ cùng với việc ký trong hầu hết các hợp đồng giao dịch. Lý do mà các tổ chức hành nghề yêu cầu điểm chỉ như vậy là để đảm bảo hơn việc xác định người tham gia hợp đồng giao dịch, bởi không ít trường hợp các bên sau khi ký vào các hợp đồng, giao dịch nhưng sau đó vì lý do, mục đích nhất định đã chối bỏ, phủ nhận chữ ký của mình nên xảy ra tranh chấp khởi kiện đến Tòa Án. Trong trường hợp nêu trên nếu không có dấu vân tay được lưu lại trên văn bản công chứng, chứng thực thì việc tổ chức hành nghề công chứng công chứng, công chứng viên, người thực hiện chứng thực và người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan chứng minh chữ ký của người đang phủ nhận là rất khó khăn. Dâu vân tay tồn tại suốt cuộc đời của một con người và nó sẽ không bị thay đổi về cấu trúc, đường nét theo thời gian. Nếu có thể thay đổi theo thời gian thì chắc chắn chỉ là sự thay đổi lớn lên của các mô mà thôi. Chính vì vậy trong hoạt động công chứng việc điểm chỉ mang ý nghĩa rất quan trọng trong nhận dạng con người, thể hiện ý chí tự mình tham gia giao dịch mà không thể phủ nhận được góp phần tránh được các rủi ro tranh chấp, khiếu kiện không cần thiết.
4. Những trường hợp không được chứng thực
Cụ thể theo điều 25 nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015, 04 trường hợp sau đây cá nhân sẽ bị từ chối yêu cầu chứng thực chữ ký: tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo. Giấy tờ văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có một trong các nội dung sau: nội dung trái pháp luật , đạo đức xã hội, tuyên truyền kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa việt nam, xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam, xác phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức, vi phạm quyền công dân. Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp chứng thực giấy tờ, văn bản sau: giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
Đồng thời, quy định về các trường hợp không được chứng thực chữ ký nêu trên cũng được áp dụng trong trường hợp chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực chữ ký không ký được và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉ được
5. Thủ tục chứng thực chữ ký, điểm chỉ
| STT | Trình tự, thủ tục | Nội dung |
| 1 | Trình tự thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký | Người yêu cầu chứng thực chữ ký/ điểm chỉ/ không thể ký, không thể điểm chỉ được phải xuất trình các giấy tờ phục vụ việc chứng thực chữ ký
Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch. Người phiên dịch phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu chứng thực sử dụng. Người phiên dịch do người yêu cầu chứng thực mời hoặc do cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định. Thù lao phiên dịch do người yêu cầu chứng thực trả. Người thực hiện chứng thực hoặc người tiếp nhận hồ sơ trong trường hợp tiếp nhận tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn , nhận thức và làm chủ được hành vi của mình thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký/ điểm chỉ trước mặt và thực hiện chứng thực như sau: + Ghi đầy đủ lời chứng thực chũ ký theo mẫu quy định phía dưới chữ ký được chứng thực hoặc trang liền sau của trang giấy tờ, văn bản có chữ ký được chứng thực, nếu hồ sơ tiếp nhận tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thì người tiếp nhận hồ sơ ký vào dưới lời chứng theo mẫu quy định về chuyển hồ sơ cho người thực hiện chứng thực +Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực Đối với giấy tờ, văn bản có từ 02 hai tờ trở lên thì đóng dấu giáp lai. Trường hợp lời chứng thực được ghi tại tờ liền sau của trang có chữ ký thì phải đóng dấu giáp lai giữa giấy tờ, văn bản chứng thực chữ ký và trang ghi lời chứng |
| 2 | Cách thức thực hiện | Nộp hồ sơ trực tiếp tại UBND cấp xã, phòng tư pháp, tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan đại diện hoặc ngoài trụ sở của cơ quan thực hiện chứng thực nêu người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác. |
| 3 | Thành phần hồ sơ | Bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy chứng minh nhân dân căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng. Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ yêu cầu chứng thực chữ ký. Trường hợp chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản thì có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp kèm theo bản dịch ra tiếng việt nội dung của giấy tờ, văn abrn đó bản dịch không cần công chứng hoặc chứng thực chữ ký người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung của bản dịch, người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ. |
| 4 | Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực | Trong ngày cơ quan tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hạn ghi rõ thời gian giờ ngày trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực |
| 5 | Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính | Cá nhân |
| 6 | Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính | Ủy ban nhân dân cấp xã, phòng tư pháp, tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan đại diện |
| 7 | Kết quả thực hiện thủ tục hành chính | Giấy tờ văn bản được chứng thực chữ ký/ điểm chỉ |
| 8 | Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai | Không |
| 9 | Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính | Trường hợp không được chứng thực chữ ký: tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo, giấy tờ văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của nghị định 23/2015/NĐ-CP. Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch trừ giấy ủy quyền trong các trường hợp giấy ủy quyền: ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ giấy tờ trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền, ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp, ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa, ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại ngân hàng chính sách xã hội, hoặc trừ trường hợp pháp luật có quy định khác |
