Để doanh nghiệp của bạn có thể kinh doanh một cách hiệu quả thì không chỉ việc marketing, tìm kiếm khách hàng,.. mới quan trọng, mà việc bạn quản lý các đơn hàng của khách cũng là yếu tố cốt lõi. Hôm nay bạn hãy cùng Vutapos.vn tìm hiểu về công việc quản lý đơn hàng và những quy tắc giúp quản lý đơn hàng một cách hiệu quả nhằm tăng doanh thu nhé.
Quản lý đơn hàng là gì?
Trong hệ thống phân phối, quản lý đơn hàng là quá trình tiếp nhận và xử lý thông tin đặt hàng của khách hàng từ nhà bán lẻ đến nhà phân phối. Đồng thời đây cũng là quá trình duyệt thông tin về ngày giao hàng, sản phẩm thay thế, trạng thái xử lý đơn hàng và những đơn hàng thực hiện trước đó của khách hàng. Quá trình này thường được thực hiện qua điện thoại, ghi sổ và quản lý dựa vào các chứng từ có liên quan như đơn hàng, đơn hàng thay đổi, bảng báo giá, hóa đơn bán hàng.
Khi hệ thống phân phối ngày càng trở nên quan trọng và phức tạp hơn. Các doanh nghiệp cũng dần đa dạng hóa kênh phân phối của mình, không còn phụ thuộc hoàn toàn vào việc bán buôn cho nhà phân phối như trước kia mà tiến đến bán thẳng cho các đại lý bán lẻ. Tính phức tạp này cũng làm thay đổi cách phản ứng với những sản phẩm được bán ra, đòi hỏi doanh nghiệp phải thích ứng kịp thời với sự biến động liên tục của nhu cầu thị trường.
Quá trình quản lý đơn hàng theo truyền thống tốn nhiều thời gian và hoạt động chồng chéo. Đó là do sự di chuyển dòng dữ liệu trong hệ thống phân phối diễn ra chậm. Sự di chuyển chậm này có thể vẫn ổn trong một doanh nghiệp có hệ thống phân phối đơn giản, nhưng với các hệ thống phân phối lớn, phức tạp sẽ dẫn đến nhiều bất cập, trì trệ trong quản lý, thậm chí gây nhiều khó khăn trong việc lưu thông hàng hóa ra thị trường.
Quy trình quản lý đơn hàng như sau:
- Nhận thông tin và kiểm tra tồn kho
- Tiếp nhận thông tin đơn hàng:
- Tên khách hàng
- Tên và mã sản phẩm
- Địa chỉ nhận hàng
- Số tiền cần thanh toán
- Thời gian giao hàng
- Các yêu cầu bổ sung (nếu có)
- Đẩy đơn hệ thống
- Đóng gói và chuyển hàng cho đối tác vận chuyển.
- Lập phiếu xuất kho
Làm thế nào để quản lý đơn hàng của bạn một cách hiệu quả?
- Quản lý cẩn thận hàng tồn kho
Tồn kho được xem là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu trong quá trình hoàn tất đơn hàng. Tồn kho sẽ quyết định khả năng bán hàng hay tạo đơn của bạn. Sai lệch tồn kho sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh của bạn.
Đây là vấn đề thường xuyên xảy ra tại nhiều cửa hàng bởi việc cân đối kho giữa kinh doanh tại cửa hàng và online chưa thực sự được quản lý chặt chẽ và đồng bộ. Vậy để giải quyết mối lo này nhanh chóng thì bạn có thể sử dụng phần mềm để quản lý đơn hàng mà có thể đồng bộ hóa dữ liệu trên hệ thống quản lý chung và tự động thông báo cho bạn hoặc bộ phận kho khi hàng sắp hết.
- Theo dõi trạng thái đơn hàng
Để tránh việc đơn hàng bị chồng chéo hay xử lý nhầm đơn hàng thì bạn nên có phần mềm để quản lý, sắp xếp tình trạng đơn hàng một cách thông minh và gọn gàng. Điều này sẽ giúp bạn xử lý các đơn hàng nhanh hơn và hiệu quả hơn, tránh được tình trạng bỏ sót đơn hàng. Nếu một đơn hàng gặp vấn đề thì bạn cũng có thể lấy được thông tin đơn hàng đó nhanh hơn.
- Nhập liệu cho đơn hàng 1 lần duy nhất
Dữ liệu, thông tin về đơn hàng chỉ nên được nhập duy nhất một lần trên toàn hệ thống và sau đó được lưu thông xuyên suốt trên kênh phân phối. Khi làm được điều này thì thông tin sẽ khó bị sai sót hơn so với việc nhập lại thông tin nhiều lần kể từ khi khách đặt, mua hàng.
- Phân loại đơn hàng
Để quản lý hiệu quả, việc phân loại tình trạng đơn hàng là vô cùng quan trọng để đảm bảo tiến độ xử lý đơn hàng. Khách hàng sẽ không chấp nhận bất kỳ lý do gì cho sự chậm trễ của bạn. Vì vậy, phân loại đơn hàng để đảm bảo quy trình đẩy đơn và vận chuyển tới khách hàng là yếu tố buộc phải có trong quy trình quản lý đơn hàng của mỗi cửa hàng.
- Lựa chọn hệ thống quản lý đơn hàng phù hợp
Cùng với sự phát triển của công nghệ, các hệ thống quản lý thông minh với phần mềm đang dần nhận được sự ủng hộ của các chủ kinh doanh.
Không chỉ đơn giản là một giải pháp quản lý tối ưu giúp chủ kinh doanh tiết kiệm tối đa chi phí nhân lực mà còn là yếu tố quan trọng giúp quá trình vận hành diễn ra suôn sẻ và giảm thiểu tổn thất một cách tốt nhất. Đảm bảo quy trình quản lý đơn thông thường, hệ thống quản lý thông minh với phần mềm quản lý bán hàng sẽ là sự lựa chọn tối ưu nhất cho cửa hàng của bạn.
Phần mềm quản lý đơn hàng sẽ sắp xếp, lưu trữ mọi dữ liệu về đơn hàng từ các nguồn đến dịch vụ vận chuyển, hàng hóa được nhập và xuất ở đâu, như thế nào, tồn kho bao nhiêu, đang có các chương trình khuyến mãi nào diễn ra,… Việc bạn cần làm chỉ là nhập thông tin vào một lần duy nhất và phần mềm sẽ làm mọi việc còn lại như kết nối các kênh bán hàng của bạn lại với nhau, tích hợp gửi email chăm sóc khách hàng, so sánh cước vận chuyển của các bên giúp tiết kiệm chi phí giao hàng tối đa, theo dõi và lập báo cáo tổng quan, chi tiết giúp bạn nắm bắt thông tin kịp thời,… Với những phần mềm quản lý bán hàng đa kênh như Omnichannel, bạn sẽ có một hệ thống quy trình hoàn hảo để vận hành và quản lý bán hàng hiệu quả. Chỉ với những lợi ích trên thôi thì chắc hẳn bạn cũng có thể thấy tầm quan trọng của phần mềm bán hàng đa kênh đối với việc quản lý bán hàng nói chung và quản lý đơn hàng nói riêng đúng không? Khi sử dụng phần mềm để quản lý thì bạn sẽ không sợ bị bỏ sót đơn hàng, lặp đơn hay nhận đơn trong khi kho hết hàng… vì phần mềm đã giúp bạn đồng nhất thông tin tồn kho trên toàn hệ thống rồi.
Trên đây là các cách giúp bạn có thể quản lý đơn hàng hiệu quả nhất. Nếu bạn quan tâm hãy liên hệ ngay với VUTAPOS để được tư vấn miễn phí:
Website: vutapos.vn
Email: vutaposco@gmail.com
Holine: 0969 464 168
Địa chỉ: 102a Lê Hồng Phong, P. 4, TP. Vũng Tàu
